Padronização de processo: o que é, qual a importância de aderir e 5 dicas de como padronizar processos na sua empresa
Empresas que buscam a excelência operacional precisam aderir à padronização de processos. E isso vale tanto para pequenos negócios quanto para grandes organizações.
Imagine uma fábrica de sapatos em que a produção é constante e há troca de turnos, por exemplo. Se não houver um padrão muito bem definido para o processo produtivo, há grandes chances de os trabalhadores de cada turno executarem as tarefas à própria maneira.
Esse tipo de situação é muito propícia para que erros aconteçam e a produtividade caia.
Tendo isso em vista, a evitar a falta de padronização de processos é importante para reduzir falhas, retrabalhos e redundâncias, o que também gera impactos positivos na qualidade final das entregas e na satisfação dos clientes
Neste artigo, você vai entender melhor o que é padronização de processos e qual a importância de aderir a essa prática.
Além disso, separamos também cinco dicas essenciais de como padronizar os processos da sua empresa e atingir a alta performance:
- Faça o mapeamento dos processos que você quer padronizar;
- Utilize o método PDCA;
- Faça uso da ferramenta 5W2H;
- Documente os seus processos;
- Envolva os colaboradores.
O que é padronização de processos?
A padronização de processos consiste em definir sistematicamente como determinadas atividades devem ser executadas.
Ao padronizar um processo, determina-se um método uniforme de trabalho, com as tarefas sendo realizadas sempre da mesma forma, sem grandes variações.
Com a padronização, sabe-se exatamente o que precisa ser feito, por quem deve ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito.
Por que é importante aderir à padronização de processos na empresa?
A padronização de processos é de extrema importância para que a empresa consiga adotar uma gestão mais qualificada e profissional.
Quando tudo é feito sem uma ordem, com cada colaborador desempenhando as atividades à sua própria maneira, os processos tendem a virar uma grande bagunça.
A padronização é importante para evitar desvios nos resultados dos processos. As falhas de execução são reduzidas de maneira significativa, pois há maior clareza sobre cada etapa e as responsabilidades de todos os envolvidos.
Outro ponto relevante que ajuda a traduzir a importância da padronização de processos é a maior produtividade das equipes de trabalho. As tarefas passam a ser conduzidas com mais agilidade e qualidade, sem perder tempo com erros, retrabalhos e informações desencontradas.
Com a padronização, os colaboradores se sentem mais seguros para cumprirem suas funções. Isso contribui para reduzir a rotatividade de funcionários e os custos com novas contratações.
E por falar em novas contratações, empresas que possuem processos padronizados têm maior facilidade de promover a integração de novos talentos; o onboarding se torna menos burocrático e os treinamentos menos custosos.
Antes de conhecer nossas dicas de padronização de processos, confira este vídeo sobre a gestão de processos e projetos:
5 dicas de como fazer a padronização de processos corporativos
Se você está interessado em aderir à padronização de processos na sua empresa, separamos aqui algumas dicas que podem te ajudar nessa missão e contribuir para que o seu negócio alcance a excelência operacional.
1 – Faça o mapeamento dos processos que você quer padronizar
Antes de fazer a padronização dos processos da empresa, é preciso antes entender como eles funcionam. Para isso, procure mapear cada processo que você deseja padronizar.
Faça o levantamento de todas etapas, sequência de tarefas, entradas e saídas, prazos e responsáveis. Assim, você terá uma compreensão mais clara sobre como as coisas são feitas hoje para, a partir disso, definir as diretrizes de como o processo deve ser conduzido daqui pra frente.
2 – Utilize o método PDCA
PDCA significa Plan (planejar), Do (executar), Check (conferir) e Act (agir). Tratam-se das 4 etapas de um dos métodos de padronização mais utilizados nas empresas.
O PDCA cria um ciclo que permite promover a melhoria contínua e ter maior controle sobre a execução de tarefas.
Confira este infográfico que resume os principais passos do PDCA:
[INCLUIR IMAGEM]
3 – Faça uso da ferramenta 5W2H
A ferramenta 5w2h funciona como um checklist para definir como determinados processos devem ser conduzidos.
Para isso, são respondidas 7 perguntas-chave:
- O que será feito? (What)
- Por que será feito? (Why)
- Onde será feito? (Where)
- Quem irá fazer? (Who)
- Quando será feito? (When)
- Como será feito? (How)
- Quanto vai custar? (How much)
Entenda ainda melhor como ela funciona, assistindo a este vídeo:
4 – Documente os seus processos
É muito importante que seja feita a correta documentação do processo padronizado. Dessa forma, os colaboradores poderão fazer consultas futuras e esclarecer qualquer dúvida sobre como as coisas devem ser feitas e os resultados que se espera atingir.
Manter tudo documentado é um sinal da maturidade na gestão de processos de uma empresa.
5 – Envolva os colaboradores
Ao padronizar os processos, é fundamental contar com a ajuda dos colaboradores que vivenciam esses processos na prática.
Eles vão poder dizer com precisão quais são as fragilidades que devem ser corrigidas e sugerir melhorias a serem implementadas.
A padronização de processos pode gerar impactos positivos na experiência tanto dos funcionários como dos clientes da empresa.
Portanto, padronize seus processos e melhore a qualidade das suas entregas.
Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software de gestão empresarial, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.
